Aufgrund der aktuellen Pandemie-Situation können Sie keine physische Veranstaltung oder nur eine Einzelveranstaltung mit einer begrenzten Anzahl von Personen durchführen? Dann organisieren Sie doch einfach ein Online-Programm! Wir erklären Ihnen, wie einfach es ist, Ihre Traumveranstaltung in ein Online-Event zu verwandeln.
Nachdem mittlerweile alle größeren Veranstaltungen wegen Covid-19 bis auf Weiteres abgesagt wurden, wurde eine Möglichkeit gesucht, damit nicht alle geplanten Veranstaltungen ausfallen müssen. Die Lösung für diese Situation ist die Umwandlung aller geplanten Veranstaltungen in ein digitales Format, um aus diesen Umständen das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Die Anwendung von Online-Events ist nicht nur in Zeiten der Pandemie hilfreich, sondern bietet auch viele Möglichkeiten, die dauerhaft genutzt werden können.
Eine deskriptive Studie über Online-Konferenzen
Für eine erfolgreiche Studie über Online-Events wurde eine Umfrage durchgeführt, deren Ergebnisse hier aufgeführt werden. Hier wurde die Frage nach den Vorteilen des Wechsels von physischen Veranstaltungen zu Online-Veranstaltungen gestellt. Die Befragten gaben einige Punkte zu Online-Events an. An erster Stelle steht der Aspekt der Zeitersparnis. 72% der Befragten gaben an, dass dieser Punkt für sie am wichtigsten ist. An zweiter Stelle steht mit 35 % die Kostenersparnis, gefolgt von der Flexibilität mit 31 %.
Die Teilnehmer hielten die Möglichkeit, Offline-Aufnahmen online zu machen, für wichtig: weniger Ablenkungen, mehr Komfort und Umweltschutz.
Der Kostenfaktor steht an erster Stelle. Die Teilnehmer gaben an, dass mehr Anreize geschaffen werden, wenn eine Online-Veranstaltung weniger kostet als eine Offline-Veranstaltung. Laut der Umfrage werden Interessenten nicht durch kostenlose Online-Programme abgeschreckt. Es wäre also legitim, die Online-Veranstaltung kostenlos anzubieten. Außerdem war den Teilnehmern der Austausch von Informationen in Form eines Gesprächs wichtig. Demnach sollten die Organisatoren versuchen, die ihnen zur Verfügung stehenden technischen Mittel zu nutzen, um die Online-Veranstaltung so vielfältig wie möglich zu gestalten. Die Ergebnisse sind auch für die Teilnehmer wichtig.
Nützliche Tools für ein erfolgreiches Online-Programm
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Teilnehmer zu gewinnen. Die Einbeziehung technischer Unterstützung ist jedoch ein Muss. Durch die Virtualisierung der Veranstaltung ergeben sich verschiedene Möglichkeiten, wie die Online-Veranstaltung interaktiv gestaltet werden kann. Nicht nur die Tools sind wichtig, sondern auch die Wahl der richtigen Kamera ist wichtig. Es sollte darauf geachtet werden, wie umfangreich die Online-Veranstaltung sein soll und wie viel Budget zur Verfügung steht.
Mit Hilfe von Tools können Sie Online-Events nach Ihren Vorstellungen gestalten.
Verschiedene Funktionen machen eine Online-Veranstaltung interaktiv.
1. Sie können Ihre Plattform mit Ihrem Corporate Design gestalten
2. Sie können auch einen Registrierungsprozess und die Möglichkeit haben, Daten von Besuchern zu sammeln
3. Ein Live-Polling-Tool für einzelne Teilnehmer, die ihre Meinung mitteilen können
4. Erinnerungsmails für Live-Streams, sowie Bestätigungsmails und Kalenderfreigabe mit Links zu Online-Events
5. Videokonferenz für Teilnehmer sowie Anruf- und E-Mail-Support für Teilnehmer
6. Datenspeichermöglichkeit für die Teilnehmer
7. Ein Blick auf die Diskussionsteilnehmer für mögliche Regieanweisungen
8. Ein Q&A-Tool für publikumsmoderierte Themen, bei dem die Redakteure die Fragen vor der Ausstrahlung prüfen, da sie zuvor auf einer versteckten Website erscheinen und nur von den Redakteuren eingesehen werden können
9. Eine Sendetechnik, die mit einer eingebauten App live geht und so Ton, Kamera und Bedienung steuert, sowie die professionelle Anbindung von Sprechern unterstützt
10. Integration von PowerPoint und Video in Online-Veranstaltungen möglich
11. Möglichkeit, mehrere Kongresse auf einmal zu schalten
12. Ein öffentliches Chat-Tool für Zuschauer
13. Ein Ferndolmetscher, der von jedem Ort der Welt aus integriert werden kann
14. Die Möglichkeit, mehrere Konferenzen mit einer unbegrenzten Anzahl von Zuschauern gleichzeitig zu schalten
15. Das Herunterladen und Bearbeiten von Dokumenten kann bei Online-Veranstaltungen möglich sein
16. Individuell gestaltbare Teilnahmezertifikate
17. Möglichkeit der Zahlung von Teilnahmegebühren (inklusive Online- und automatisierter Rechnungsstellung)
18. Die Teilnahme von 16 Personen an Diskussionen, Fragebögen und Feedback-Diskussionen kann über eine Webcam oder einen Smartphone-Switch mit Feedback-Kanal erfolgen, ohne dass eine Software installiert werden muss.
Voraussetzungen für ein erfolgreiches Online-Programm
Zunächst ist es natürlich wichtig zu wissen, was ein Online-Programm oder -Event ist. Es gibt durchaus verschiedene Arten und Formen der Durchführung eines digitalen Programms.
Online-Kurse und hybride Veranstaltungen werden auch als Online-Events bezeichnet.
Schauen wir uns also an, wie sich diese Online-Veranstaltungen voneinander unterscheiden:
Hybride Veranstaltungen
Bei einem hybriden Event findet ein Teil der Veranstaltung vor einem kleineren Publikum statt. Es kombiniert die Online-Form mit dem Offline-Event. Dieses Veranstaltungsmuster kann daher als Mischform verstanden werden.
Online-Veranstaltung
Bei dieser Veranstaltung wird der Zuschauer online geschaltet oder hat die Möglichkeit, den Live-Stream zu verfolgen.
Online-Seminar
Webseminare sind Online-Veranstaltungen, an denen Teilnehmer aus der ganzen Welt teilnehmen können. Sie haben auch die Möglichkeit, sich zu beteiligen, indem sie Fragen stellen und Antworten erhalten. Eine solche Veranstaltung dauert in der Regel maximal 90 Minuten.
Online-Konferenz
Bei dieser Form der Online-Veranstaltung haben die Teilnehmer die Möglichkeit, mit Hilfe verschiedener Tools und Geräte miteinander zu interagieren. Hier können Tools wie der Online-Gruppenraum oder die Möglichkeit, eine PowerPoint-Präsentation in Echtzeit zu übertragen, genutzt werden.
Zunächst ist es von Vorteil, wenn Sie wissen, in welchem Umfang Sie Ihre geplante Online-Veranstaltung durchführen möchten. Unser Support unterstützt Sie bei allen Fragen. Wir gehen auf individuelle Wünsche ein und stimmen die Ausstattung mit Ihrem Budget ab. Wie bereits erwähnt, reicht unser Angebot von der GoPro bis zur Aerie Alexa Mini und hat somit eine große Bandbreite an Produkten.
Anforderungen, die bereits möglich sind
Für erfolgreiche Online-Events führen wir bereits am Vortag Technik-Checks mit den Teilnehmern durch, damit Ihr Programm korrekt abläuft. Event-Chats werden regelmäßig von unserem Management überprüft, um Spam zu vermeiden. wenn Sie einen Live-Stream, ein Online-Seminar, eine Konferenz oder einen digitalen Kurs planen. Die Digitalisierung Ihres geplanten Programms lässt sich leicht nach Ihren Vorstellungen gestalten.
Dann gibt es nur noch ein paar Kleinigkeiten zu beachten.
Netzwerken
Networking findet bereits vollständig digital statt. Es können sowohl Einzel- als auch Gruppendiskussionen stattfinden. Sie oder Ihr Unternehmen haben die Möglichkeit, ein Zeit Fenster festzulegen, in dem es die Möglichkeit hat, sich mit den Besuchern der Veranstaltung zusammenzusetzen.
Panel-Auswahl
Das Gremium, oder. eine ausgewählte Gruppe von Personen, kann in verschiedenen Online-Räumen miteinander kommunizieren. So hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, einen bestimmten Raum zu wählen und diesen bei Bedarf wieder zu wechseln. Es ist auch möglich, das Gremium zu verschlüsseln, so dass nur Gäste an der Online-Veranstaltung teilnehmen können.
Gegenseitiges Handeln
Die Konversationen finden über geschlossene Chats, Q&A oder Umfragefunktionen statt, die in Echtzeit aktualisiert werden.
Die Teilnehmer können sich auch für ihre Panels und Workshops anmelden und dann auf ihre Webcams oder ein professionelles Setup zugreifen, das wir Ihnen zur Verfügung stellen.
Änderung
Mit einer Online-Veranstaltung können Sie nicht nur direktes Feedback erhalten, sondern auch die Anzahl der Klicks und die Verweildauer auf Ihrer Veranstaltungsplattform analysieren. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihre Online-Veranstaltung zielgruppenspezifisch anzubieten.
Für die Organisation von Online Verantstaltungen
Von der Planung Ihres Online-Events über den Ablauf bis hin zu den Ergebnissen
kann eine Online-Veranstaltung nicht mit einer Offline-Veranstaltung verglichen werden. Dementsprechend sollten natürlich auch verschiedene Aspekte berücksichtigt werden.
Was macht also eine erfolgreiche Online-Veranstaltung aus?
Gegenseitige Interaktion
Nutzen Sie die von uns angebotenen Tools und binden Sie ein Publikum ein
Strukturieren Sie
Wenn Sie eine gute Struktur haben, haben Sie schon die halbe Schlacht gewonnen. Bei Veranstaltungen ist es wie bei den Dokumenten, es muss einen roten Faden geben, damit die Zuschauer am Ball bleiben.
Zusammenarbeit
Bei der Abwicklung der Veranstaltung sollte nicht die ganze Arbeit von einer einzelnen Person erledigt werden. Eine gute Arbeitsteilung ist für eine erfolgreiche Veranstaltung unerlässlich und wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Ergebnis
Der Vorteil einer guten Veranstaltung ist, dass sie immer in Erinnerung bleibt, besonders wenn Sie planen, ein weiteres Programm anzubieten.
Vielfältigkeit
Sie müssen Ihre Online-Veranstaltung so umfangreich wie möglich gestalten. Vor allem, wenn Sie planen, Ihr Programm über einen längeren Zeitraum anzubieten.
Änderung
Durch die Virtualisierung Ihrer Veranstaltung können Sie nicht nur direktes Feedback erhalten, sondern auch die Anzahl der Klicks und die Verweildauer auf Ihrer Veranstaltungsplattform analysieren. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihre Online-Veranstaltung zielgruppenspezifisch anzubieten.
Wie geht es weiter?
Sobald der Umfang des Online-Events und das benötigte Equipment feststehen, schickt die Produktionsfirma das technische Setup an die Verantwortlichen. Handelt es sich um eine Offline-Veranstaltung, wird das Equipment selbstverständlich vor Ort installiert.
Zusammenfassung des Leitfadens Online-Veranstaltungen
Ihre Vorteile beim Umstieg auf eine Online-Veranstaltung im Überblick
1. Sie ersparen Ihrem Unternehmen Zeit
2. Sie sparen etwas Geld
3. Sie haben mehr Zeit, neue Ideen zu entwickeln
4. Sie können mehr Kunden anziehen, was zu einem möglichen Wachstum Ihres Unternehmens führt
5. Ihr Unternehmen spart Geld und Mittel
6. Sie sind innovativ und setzen eine Technologie ein, die sich langfristig bewährt hat.
Was ist eine Online-Veranstaltung?
Eine Online-Veranstaltung kann in verschiedenen Formen durchgeführt werden. Es kann sich um einen Live-Stream, eine Online-Veranstaltung, eine Videokonferenz oder eine hybride Veranstaltung handeln. Alle diese Formen der Durchführung können unter der Kategorie Online-Events zusammengefasst werden.
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